Når en ny medarbeider skal ansettes, starter virksomheten sjelden med et tomt dokument.
De fleste arbeidsgivere har allerede en arbeidsavtalemal med standardbestemmelser om blant annet arbeidsforholdet, arbeidstid, lønn, ferie, pensjon og oppsigelse.
Det som varierer fra ansettelse til ansettelse, er gjerne et mer avgrenset sett med opplysninger:
- arbeidsgiver
- organisasjonsnummer
- arbeidstaker
- startdato
- stillingstittel
- stillingsprosent
- arbeidssted
- arbeidstid
- årslønn
- lønningsdato
- prøvetid
- oppsigelsesfrist
- arbeidsoppgaver
- nærmeste leder
Likevel blir prosessen ofte gjennomført ved å kopiere en tidligere arbeidsavtale, lete etter gamle opplysninger og erstatte dem manuelt.
Malen er gjenbrukbar. Arbeidsprosessen er det ofte ikke.
Målet er enkelt: Å gjøre opprettelse av arbeidsavtaler til utfylling av et veiledet skjema, i stedet for gjentatt redigering av det samme dokumentet.
En arbeidsavtale bør ikke redigeres mer enn nødvendig
Et vanlig tekstbehandlingsprogram gir brukeren frihet til å endre alt.
Det er nyttig når selve arbeidsavtalen skal utformes. Det er mindre hensiktsmessig når HR bare skal fylle inn opplysninger i en allerede godkjent mal.
Direkte redigering kan føre til at:
- opplysninger fra en tidligere ansatt blir stående
- et felt blir glemt
- standardtekst endres ved et uhell
- formateringen forskyves
- ulike medarbeidere bruker forskjellige skrivemåter
- brukeren må lete gjennom flere sider etter hvert felt
- en utdatert versjon av malen tas i bruk
Oppgaven består i realiteten av strukturert utfylling, men blir ofte utført i et verktøy som behandler hele dokumentet som fritt redigerbart innhold.
TemplatePoint skiller mellom dokumentet som skal bevares, og opplysningene som skal endres.
Fyll ut opplysningene i en fast struktur
I TemplatePoint forblir arbeidsavtalen synlig som et dokument.
Opplysningene som skal variere, vises som egne felter i sidepanelet. HR fyller ut feltene på venstre side, mens verdiene settes inn på riktig sted i avtalen på høyre side.
Ulike opplysninger kan bruke forskjellige felttyper:
- vanlig tekst for navn og stillingstittel
- datofelt for oppstart og eventuelle tidsfrister
- tallfelt for lønn og stillingsprosent
- nedtrekkslister for forhåndsdefinerte alternativer
- større tekstfelt for arbeidsoppgaver
- bildefelt der det er behov for visuelt innhold
Riktig felttype gjør det tydelig hva som skal fylles inn, og kan redusere variasjon og feil.
Organisasjonsnummer kan for eksempel velges fra en godkjent liste i stedet for å skrives manuelt hver gang. Det samme kan gjelde arbeidsgiver, arbeidssted, pensjonsordning eller tariffavtale.
Se hver opplysning i sammenheng med avtaleteksten
Et vanlig skjema viser verdiene, men ikke nødvendigvis hvordan de brukes i dokumentet.
I en arbeidsavtale er sammenhengen viktig.
En dato inngår gjerne i en bestemmelse om når arbeidsforholdet begynner. Stillingsprosenten står i en setning om stillingsomfanget. Stillingstittelen kan være en del av både overskriften og beskrivelsen av arbeidsforholdet.
Når et felt velges i TemplatePoint, flyttes dokumentet automatisk til plasseringen der verdien brukes.
Ved å trykke Tab kan brukeren gå videre til neste felt. Dokumentet ruller samtidig til den tilhørende plassholderen.
Det er spesielt nyttig i en arbeidsavtale over flere sider.
HR slipper å søke gjennom dokumentet og får umiddelbart se:
- hvor verdien blir satt inn
- hvordan den leses i resten av setningen
- om innholdet passer i den aktuelle bestemmelsen
- om en lengre beskrivelse bør justeres
- om samme opplysning brukes flere steder
Bruk faste valgmuligheter der virksomheten krever standardisering
En del opplysninger bør ikke skrives som fritekst hver gang.
Virksomheten kan ha et avgrenset sett med:
- juridiske arbeidsgivere
- organisasjonsnumre
- arbeidssteder
- stillingskategorier
- ansettelsesformer
- pensjonsordninger
- tariffavtaler
- lønningsdatoer
- oppsigelsesfrister
- prøvetidsperioder
Disse kan settes opp som forhåndsdefinerte valg.
Det gir mer konsekvent bruk av navn og begreper og reduserer risikoen for skrivefeil eller uautoriserte alternativer.
Samtidig kan felter som arbeidsoppgaver og stillingsbeskrivelse fortsatt være fleksible. De kan fylles ut som lengre tekst, men blir satt inn på et definert sted i avtalen.
Behold standardteksten, og varier bare det som skal variere
En god arbeidsavtalemal består av to typer innhold:
Innhold som skal være stabilt Dette kan være standardbestemmelser, formuleringer, overskrifter og dokumentstruktur.
Innhold som skal variere Dette er opplysninger om arbeidsgiver, arbeidstaker, stilling, lønn og andre forhold knyttet til den enkelte ansettelsen.
TemplatePoint lar virksomheten forvalte disse delene separat.
En redaktør kan vedlikeholde selve malen og definere hvilke opplysninger som skal fylles ut. HR-medarbeideren som oppretter avtalen, kan deretter arbeide gjennom feltene uten å måtte redigere standardteksten.
Når avtalen er ferdig utfylt, kan den kontrolleres og eksporteres som PDF.
Gjenopprett tidligere versjoner av arbeidsavtalemalen
Arbeidsavtalemaler endres over tid.
Virksomheten kan få behov for å:
- endre en standardformulering
- oppdatere arbeidsgiverinformasjon
- legge til en ny bestemmelse
- korrigere en feil
- tilpasse malen etter intern eller juridisk gjennomgang
- gå tilbake til en tidligere godkjent formulering
Uten versjonshistorikk blir dette ofte håndtert gjennom kopier med filnavn som:
Arbeidsavtale ny
Arbeidsavtale ny versjon
Arbeidsavtale endelig
Arbeidsavtale endelig 2
Arbeidsavtale godkjent siste
TemplatePoint lagrer historikken til den gjenbrukbare malen.
Hver versjon viser tidspunkt og hvem som utførte endringen. En tidligere versjon kan gjenopprettes med én handling.
Dette gir virksomheten en praktisk sikkerhetsmekanisme når flere personer vedlikeholder samme mal.
Versjonshistorikken erstatter ikke juridisk kvalitetssikring eller interne godkjenningsrutiner. Den gjør det derimot enklere å bevare og forvalte resultatet etter at en mal er godkjent.
Begrens tilgangen til HR-arbeidsområdet
Arbeidsavtaler og HR-maler bør ikke nødvendigvis være tilgjengelige for alle som bruker virksomhetens øvrige maler.
TemplatePoint organiserer innhold i arbeidsområder.
En virksomhet kan for eksempel ha separate arbeidsområder for:
- HR
- salg
- teknisk support
- økonomi
- drift
- ledelse
Brukere kan få tilgang ut fra hvilke oppgaver de har.
En redaktør kan vedlikeholde innholdet, mens en leser kan få tilgang til godkjente maler uten å kunne endre dem.
Denne modellen gjør det mulig å bruke samme løsning på tvers av virksomheten uten at alle avdelinger får de samme rettighetene.
HR kan forvalte arbeidsavtaler og personalrelaterte dokumenter, mens salg og support kan ha sine egne maler og arbeidsprosesser.
En komplett arbeidsprosess, ikke bare en dokumentmal
For brukeren er arbeidsflyten enkel:
- Åpne arbeidsavtalemalen.
- Fyll ut de strukturerte feltene.
- Kontroller verdiene direkte i avtaleteksten.
- Eksporter den ferdige avtalen som PDF.
Bak denne arbeidsflyten kan virksomheten beholde:
- én gjenbrukbar arbeidsavtalemal
- definerte felter og felttyper
- godkjente valgmuligheter
- versjonshistorikk
- informasjon om hvem som endret malen
- egne arbeidsområder for ulike avdelinger
- rollebasert tilgang
- konsekvent PDF-eksport
TemplatePoint bestemmer ikke hva en norsk arbeidsavtale skal inneholde, og erstatter ikke juridisk rådgivning.
Virksomheten bruker sin egen kvalitetssikrede arbeidsavtale. TemplatePoint gjør den enklere og tryggere å bruke som en gjentakende HR-prosess.
Fra kopiert dokument til veiledet utfylling
Den samme tilnærmingen kan brukes på flere HR-dokumenter:
- tilbudsbrev
- endringsavtaler
- bekreftelser på arbeidsforhold
- dokumenter ved rolleendring
- onboarding-dokumenter
- interne avtaler
- erklæringer og samtykker
- standardbrev til ansatte
Felles for dem er at store deler av dokumentet forblir uendret, mens enkelte opplysninger må fylles ut på nytt.
Gjør opprettelse av arbeidsavtaler til utfylling av et veiledet skjema, i stedet for gjentatt redigering av det samme dokumentet.